Στην ΚΥΑ 98535 (ΦΕΚ Β 3578/2014) ορίζεται ότι για την είσπραξη της αποζημίωσής τους οι δικαιούχοι οφείλουν να υποβάλουν στο αρμόδιο δικαστήριο τα ακόλουθα δικαιολογητικά:

Α) Για ποινικές υποθέσεις:

1. Αίτηση του δικαιούχου στην οποία μεταξύ των άλλων θα πρέπει να αναγράφονται τα πλήρη στοιχεία του (Δ/νση, τηλέφωνο, Α.Φ.Μ., Δ.Ο.Υ.).
2. Επικυρωμένο αντίγραφο της πράξεως διορισμού του, ως συνηγόρων υπεράσπισης ή πολιτικής αγωγής.
3. α. Βεβαίωση υπογεγραμμένη από τον πρόεδρο του δικαστηρίου ή του συμβουλίου ή του ανακριτή, από την οποία να βεβαιώνεται ότι παρέστησαν και άσκησαν το έργο της υπεράσπισης ή πολιτικής αγωγής.
   β. Όταν πρόκειται για ανάκριση, να δηλώνεται ρητά στη βεβαίωση του ανακριτή, εάν το αδίκημα είναι πλημμέλημα ή κακούργημα καθώς και ο αριθμός της δικογραφίας και η ημερομηνία απολογίας του κατηγορουμένου.
4. Επικυρωμένο απόσπασμα της απόφασης του αρμοδίου δικαστηρίου που εκδόθηκε επί της υπόθεσης για την οποία παρασχέθηκε η νομική βοήθεια, στο οποίο θα αναφέρεται το ονοματεπώνυμο του δικηγόρου που την- παρέσχε, ο αύξων αριθμός της απόφασης, ο βαθμός και ο τύπος του δικαστηρίου, η ημερομηνία της δικασίμου και το ονοματεπώνυμο του κατηγορουμένου.
5. Επικυρωμένα αντίγραφα των πάσης φύσεως απαιτούμενων εγγράφων ή δικογράφων που αναφέρονται στη συγκεκριμένη υπόθεση και για τη σύνταξη ή κατάθεσή τους σε δικαστήριο, συμβούλιο, ανακριτική ή εισαγγελική αρχή προβλέπεται αμοιβή, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.
6. Απόδειξη ή τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών, σύμφωνα με το Νέο Κώδικα Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών το οποίο θα φέρει τα στοιχεία: «Ταμείο Χρηματοδοτήσεως Δικαστικών Κτιρίων (ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ.), Ν.Π.Δ.Δ., Λεωφ. Μεσογείων 96, Τ.Κ. 11527 Αθήνα, Α.Φ.Μ. 090016762 Δ.Ο.Υ. IB΄ ΑΘΗΝΩΝ».
7. Υπεύθυνη δήλωση στην οποία θα γνωστοποιείται η Τράπεζα και ο λογαριασμός σε μορφή ΙΒΑΝ, όπου θα γίνεται η κατάθεση της εκκαθάρισης.
8. Το ειδικό γραμμάτιο νομικής βοήθειας του οικείου δικηγορικού συλλόγου, κατά τα οριζόμενα στην παράγραφο 3 του άρθρου 3 του ν. 3226/2004 (Α΄24).

Β) Για αστικές ή διοικητικές υποθέσεις:

1. Αίτηση του δικαιούχου στην οποία μεταξύ των άλλων θα πρέπει να αναγράφονται τα πλήρη στοιχεία του (Δ/νση, τηλέφωνο, Α.Φ.Μ., Δ.Ο.Υ.).
2. Επικυρωμένο αντίγραφο της απόφασης του αρμοδίου δικαστηρίου, με την οποία διορίζεται ο δικαιούχος για την υπόθεση στην οποία παρέσχε τη νομική βοήθεια.
3. Επικυρωμένο αντίγραφο της απόφασης του αρμοδίου δικαστηρίου, η οποία εκδόθηκε επί της υπόθεσης για την οποία παρασχέθηκε η νομική βοήθεια.
4. Επικυρωμένα αντίγραφα των πάσης φύσεως απαιτούμενων εγγράφων ή δικογράφων (όπως προτάσεις, σημειώματα, αιτήσεις ανακοπής πληρωμής κλπ.), που αναφέρονται στη συγκεκριμένη υπόθεση και για τη σύνταξη ή κατάθεσή τους σε δικαστήριο προβλέπεται αμοιβή, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.
5. Απόδειξη ή τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών, σύμφωνα με τον Νέο Κώδικα Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών το οποίο θα φέρει τα στοιχεία: «Ταμείο Χρηματοδοτήσεως Δικαστικών Κτιρίων (ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ.), Ν.Π.Δ.Δ., Λεωφ. Μεσογείων 96, Τ.Κ. 11527 Αθήνα, Α.Φ.Μ. 090016762 Δ.Ο.Υ. IB΄ΑΘΗΝΩΝ».
6. Υπεύθυνη δήλωση στην οποία θα γνωστοποιείται η Τράπεζα και ο λογαριασμός σε μορφή ΙΒΑΝ, όπου θα γίνεται η κατάθεση της εκκαθάρισης.
7. Το ειδικό γραμμάτιο νομικής βοήθειας του οικείου δικηγορικού συλλόγου, κατά τα οριζόμενα στην παράγραφο 3 του άρθρου 3 του ν. 3226/2004 (Α΄24).

Γ) Οι δικαστικοί επιμελητές:

1. Αίτηση του δικαιούχου στην οποία μεταξύ των άλλων θα πρέπει να αναγράφονται τα πλήρη στοιχεία του (Δ/νση, τηλέφωνο, Α.Φ.Μ., Δ.Ο.Υ.).
2. Απόφαση του δικαστηρίου με την οποία ορίζεται δικαστικός επιμελητής για να διενεργήσει τις συγκεκριμένες επιδόσεις.
3. Έκθεση επίδοσης. Σε περίπτωση επίδοσης άγνωστης διαμονής από την έκθεση επίδοσης πρέπει να προκύπτει ότι έχει τηρηθεί η διαδικασία του άρθρου 135 του ΚΠολΔ.
4. Κατάσταση πληρωμής της δαπάνης εις διπλούν η οποία θα είναι υπογεγραμμένη από τον δικαιούχο και θα αναγράφεται υποχρεωτικά το αιτούμενο ποσόν.
5. Απόδειξη ή τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών σύμφωνα με τον νέο Κώδικα Φορολογικής Απεικόνισης Συναλλαγών, το οποίο θα φέρει τα στοιχεία: «Ταμείο Χρηματοδοτήσεως Δικαστικών Κτιρίων (ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ.), Ν.Π.Δ.Δ., Λεωφ. Μεσογείων 96, Τ.Κ. 11527 Αθήνα, Α.Φ.Μ. 090016762 Δ.Ο.Υ. IB΄ ΑΘΗΝΩΝ».
6. Υπεύθυνη δήλωση στην οποία θα γνωστοποιείται η Τράπεζα και ο λογαριασμός σε μορφή ΙΒΑΝ, όπου θα γίνεται η κατάθεση της εκκαθάρισης.

Αρμόδιο όργανο για τη συλλογή των δικαιολογητικών και των αιτήσεων των δικαιούχων δικηγόρων και άλλων προσώπων για τη διαβίβασή τους στο Ταμείο Χρηματοδοτήσεως Δικαστικών Κτιρίων (ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ.) είναι η διοίκηση του αρμόδιου Δικαστηρίου. (Άρθρο 47  ν.4446/2016, ΦΕΚ Α 240/2016).

Δικαιολογητικά που αποστέλλονται απευθείας στο ΤΑΧΔΙΚ, χωρίς να υπάρχει διαβιβαστικό έγγραφο του αρμόδιο Δικαστηρίου, θα επιστρέφονται στον δικηγόρο για την επανυποβολή τους μέσω του Δικαστηρίου

Για διορισμούς, είτε με πράξη είτε στο ακροατήριο, που πραγματοποιήθηκαν μετά   την 15/09/2014 η έκδοση ειδικού γραμματίου είναι υποχρεωτική ώστε να διασφαλίζεται το ετήσιο όριο αμοιβής ανά δικηγόρο (παράγραφος 3, άρθρο 3, ν.3226/2004)

Οι δικηγόροι μπορούν να αποστείλουν αίτηση αμοιβής χωρίς να περιλαμβάνεται σε αυτή τιμολόγιο, σύμφωνα με την παράγραφο 4 του άρθρου 27 του ν. 4596/2019 (ΦΕΚ Ά 32).
Οι υπόλοιποι δικαιούχοι οφείλουν να συμπεριλαμβάνουν στην αίτηση αμοιβής και το σχετικό τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών.

Το τιμολόγιο πρέπει να αναγράφει υποχρεωτικά το Ονοματεπώνυμο  του εκδότη όπως αυτό είναι δηλωμένο στην αρμόδια Δ.Ο.Υ, το Α.Φ.Μ. και την Δ.Ο.Υ. στην οποία υπάγεται. Το τιμολόγιο εκδίδεται προς το ΤΑΧΔΙΚ με τα εξής στοιχεία: «Ταμείο Χρηματοδοτήσεως Δικαστικών Κτιρίων (ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ.), Ν.Π.Δ.Δ., Λεωφ. Μεσογείων 96, Τ.Κ. 11527 Αθήνα, Α.Φ.Μ. 090016762 Δ.Ο.Υ. IB΄ ΑΘΗΝΩΝ» και όχι στο όνομα του πολίτη στον οποίο παρέχεται η νομική βοήθεια.

Οι αιτήσεις των δικηγόρων για αμοιβή για υπηρεσίες νομικής βοήθειας εκκαθαρίζονται κατά χρονολογική προτεραιότητα με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου και την ημερομηνία παραλαβής τους από το ΤΑΧΔΙΚ και όχι με την ημερομηνία κατάθεσης στο δικαστήριο.

Οι δικηγόροι που υπάγονται στο καθεστώς απαλλαγής από τον Φ.Π.Α. (αρ.251 Ν.4281/2014, ΦΕΚ Ά 160/2014), εκτός των δικαιολογητικών που περιγράφονται στην υπ’αρίθμ. 98535 ΚΥΑ (ΦΕΚ Β 3578/2014) θα πρέπει να προσκομίσουν  και την βεβαίωση μεταβολής εργασιών από την αρμόδια Δ.Ο.Υ στην οποία να αναφέρεται το καθεστώς  Φ.Π.Α .

Στην περίπτωση αυτή ο δικηγόρος πρέπει να ενημερώσει τον δικαιούχο της νομικής βοήθειας να αιτηθεί από το δικαστήριο διορισμό δικαστικού επιμελητή ο οποίος θα πραγματοποιήσει τις επιδόσεις.

Για τα μέλη εταιρειών που διορίζονται για παροχή νομικής βοήθειας ισχύει η ίδια διαδικασία για την είσπραξη της αποζημίωσης με την μόνη διαφορά ότι στην πρώτη κατάθεση αιτήσεως για αμοιβή θα πρέπει να συμπεριλάβουν στα δικαιολογητικά και το καταστατικό της εταιρείας. Επιπλέον το γραμμάτιο νομικής βοήθειας που εκδίδεται θα πρέπει να αναφέρει την επωνυμία και το ΑΦΜ  τόσο του δικηγόρου όσο και της εταιρείας στην οποία αυτός ανήκει.

Το ύψος της αποζημίωσης των δικηγόρων για  την παροχή νομικής βοήθειας στα πλαίσια του ν.3226/2004 προσδιορίζεται με βάση το άρθρου 58 του ν.4194/2013 (ΦΕΚ Α΄208) και τον πίνακα αμοιβών  του Παραρτήματος Ι του Ν. 4194/2013 όπως τροποποιήθηκε με την παρ. 14 του άρθ. 7 του ν. 4205/2013 (ΦΕΚ Α΄ 242). Για τους δικαστικούς επιμελητές η αμοιβή υπολογίζεται με βάση την υπ΄αριθμ. 21798/2016 ΚΥΑ (ΦΕΚ ΄Β 709).

1. Για γραμμάτια που έχουν εκδοθεί μέχρι την 31/12/2016 κατά την εξόφληση παρακρατούνται και αποδίδονται στους οικείους Δικηγορικούς Συλλόγους πάγια ποσά ανά διαδικαστική πράξη σύμφωνα με το Παράρτημα ΙΙΙ του Κώδικα Δικηγόρων (άρθρο 61 του ν.4194/2013).
2. Για γραμμάτια που έχουν εκδοθεί από 01/01/2017 και εξής παρακρατείται μόνο το ποσό που αφορά τον Δικηγορικό Σύλλογο σύμφωνα με το ως άνω Παράρτημα και επιπλέον ποσοστό 20% ανά δικηγορική πράξη ή παράσταση υπέρ του ΕΦΚΑ (αρ. 39 παρ. 11^α του ν.1387/4387/2016).
3. Επιπλέον σε τιμολόγια καθαρής αξίας άνω των 300€ γίνεται παρακράτηση φόρου 20% επί της καθαρής αξίας, πλην των τιμολογίων εταιρειών στα οποία παρακρατείται φόρος προμηθευτών 8% επί της καθαρής αξίας του τιμολογίου και για τιμολόγια καθαρής αξίας άνω των 150€.

Σημειώνεται ότι όλες οι κρατήσεις αποδίδονται από το Ταμείο κατά το χρόνο εξόφλησης του τιμολογίου και όχι στο χρόνο έκδοσης του και καταχωρούνται ηλεκτρονικά από το Ταμείο στη φορολογική δήλωση (Ε1) του δικαιούχου το έτος που έγινε η εξόφληση.

Για ενταλματοποιηθείσες αποζημιώσεις  αξίας άνω των 1.500,00 € απαιτείται η προσκόμιση φορολογικής ενημερότητας. Η προσκόμιση φορολογικής ενημερότητας γίνεται μετά από σχετική ειδοποίηση από τον αρμόδιο υπάλληλο κατά το στάδιο της εξόφλησης. Οι δικαιούχοι είσπραξης από το ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ. που τους ζητείται προσκόμιση αποδεικτικού φορολογικής ενημερότητας, έχουν τις παρακάτω δυνατότητες για την έκδοση και την αποστολή αυτού στην υπηρεσία μας:

1. Έκδοση μέσω της διαδικτυακής πύλης της Γ.Γ.Π.Σ. του Υπουργείου Οικονομικών (www.gsis.gr -> Υπηρεσίες προς πολίτες -> Έκδοση Αποδεικτικού Ενημερότητας -> Αίτηση). Στην αίτηση αποδεικτικού ενημερότητας στο πεδίο ΑΙΤΙΑ ΕΚΔΟΣΗΣ πρέπει να επιλεγεί η «ΕΙΣΠΡΑΞΗ ΧΡΗΜΑΤΩΝ ΑΠΟ ΦΟΡΕΙΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΠΛΗΝ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ». Στο πεδίο «Φορέας που θα κατατεθεί» πρέπει να αναφέρεται το ΤΑΧΔΙΚ και στο πεδίο «στοιχεία τίτλου πληρωμής» πρέπει να εισαχθεί ο αριθμός του χρηματικού εντάλματος που έχει εκδοθεί, ο οποίος δίνεται από τον υπάλληλο του ΤΑΧΔΙΚ που κάνει την εξόφληση. Η αποστολή στο ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ. μπορεί να γίνει : α)  μέσω fax στον αριθμό 2107767298 β)  μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Μέσω της αρμόδιας Δ.Ο.Υ. κατόπιν αιτήσεως του φορολογούμενου. Στην αίτηση αναφέρεται ως αιτία έκδοσης «ΕΙΣΠΡΑΞΗ ΧΡΗΜΑΤΩΝ ΑΠΟ ΦΟΡΕΙΣ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΠΛΗΝ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ», ως φορέας είσπραξης αναγράφεται το ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ. – Ν.Π.Δ.Δ και ως τίτλος πληρωμής το χρηματικό ένταλμα για την είσπραξη του οποίου εκδίδεται η ενημερότητα. Το αποδεικτικό φορολογικής ενημερότητας πρέπει να αποσταλεί στην υπηρεσία μας ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ (με σφραγίδα και υπογραφή του υπαλλήλου της Δ.Ο.Υ , ένδειξη σελίδας 1/2, με κάθετη κίτρινη σήμανση) στη διεύθυνση: ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ. – Μεσογείων 96 – 115 27 – ΑΘΗΝΑ – 1ος όροφος – Γραφείο 119

Σε περίπτωση μη προσκόμισης φορολογικής ενημερότητας το ένταλμα ακυρώνεται στο τέλος του ημερολογιακού έτους εντός του οποίου εκδόθηκε.

Ο χρόνος παραγραφής των χρηματικών αξιώσεων κατά Ν.Π.Δ.Δ. είναι τα πέντε (5) έτη (αρθρ. 48 του ν.δ. 496/1974)  υπολογιζόμενα στην περίπτωση της παροχής νομικής βοήθειας από το τέλος του έτους εντός του οποίου έλαβε χώρα η τελευταία διαδικαστική πράξη.